Al momento de trabajar en una empresa o ejercer como autónomo es muy común encontrarse con la tarea de hacer una factura o un presupuesto. Sin embargo, hay otra figura contable que suelen usar las empresas y autónomos, la factura proforma, un documento que oscila entre ambos conceptos.
¿Quieres saber más sobre ella? En este artículo detallamos toda la información que se necesita manejar para saber qué es una factura proforma, para qué sirve y sus diferencias frente a otras herramientas contables.
Una factura proforma puede entenderse como un documento de compraventa de bienes o servicios, con la particularidad de que no tiene validez contable ni fiscal. Funciona como una variante de una factura convencional, es decir, una factura de compra.
Es un documento que tiene la intención de informar al comprador de los productos o servicios ofrecidos, buscando presentarle la operación al cliente. La factura proforma permite dar al cliente la mayor información posible sobre la futura compra que quiere realizar.
La respuesta corta a esta pregunta es: sí. La factura proforma tiene diferentes utilidades en el ámbito comercial, en particular, en el comercio exterior para enviar ofertas. Para comenzar, gracias a este tipo de facturas se evita que los involucrados reiteren constantemente su negociación, haciendo que todos los términos y condiciones alrededor de una transacción estén contemplados en un mismo documento.
En ese sentido, si las empresas llegan a un acuerdo gracias a una factura proforma, basta con que las futuras transacciones necesiten ajustar cantidades y otros detalles secundarios.
Por otro lado, las facturas proformas también se utilizan para que el importador lo presente como documento acreditativo para solicitar requisitos referentes al despacho de aduana de importación, es decir, la licencia de importación, la autorización para la obtención de divisas o cualquier otro.
Asimismo, las facturas proformas también tienen un uso importante en el contexto nacional. Sirven para que el cliente tenga todos los detalles alrededor de los productos o servicios solicitados, en caso de llegar a un acuerdo, se facilita el proceso de emitir una factura ordinaria al solo necesitar convertirla.
Al mismo tiempo, una factura proforma sirve para avalar y justificar la solicitud de subvenciones estatales o financiación, demostrando el compromiso de una inversión a realizar.
En resumen, las facturas proformas tienen utilidad en tres escenarios posibles:
👉 En operaciones comerciales para documentar el valor de una transacción o como una oferta para un comprador.
👉 En operaciones nacionales, con la intención de especificar los detalles de los productos o servicios que el comprador busca. Sirviendo como la antelación al cierre definitivo de la compra para proceder a emitir una factura ordinaria.
👉 Para justificar la solicitud de una financiación o una subvención estatal, demostrando la existencia de un compromiso para invertir.
Previamente hemos repasado qué es una factura proforma, conociendo algunos detalles al respecto y entendiendo para qué se necesita. Entonces, antes de establecer las diferencias entre esta y la factura comercial, es conveniente repasar qué es una factura comercial.
La factura comercial se trata de un documento que emite el vendedor o proveedor al cliente, donde indica toda la información correspondiente. Es un documento definitivo que tiene validez fiscal y contable, es decir, no permite modificaciones.
Ahora bien, la emisión de una factura proforma es parte del proceso para completar la transacción comercial entre ambas partes, se trata de un documento que anticipa a la factura comercial definitiva, es decir, un borrador. Una vez el cliente ha aceptado el contenido y los detalles de la factura proforma se procede a emitir la factura ordinaria.
De esta forma, ambos documentos son parte esencial para completar efectivamente un proceso de compraventa. En resumidos términos, la diferencia entre ambas facturas se centra en que la factura comercial tiene validez fiscal y funciona como un documento definitivo, solo capaz de modificarse a través de una factura rectificativa.
La respuesta a esta pregunta es: no. Para explicar la diferencia entre cada uno, nuevamente es conveniente comenzar por definir qué es un presupuesto, se trata de un documento que presenta una oferta abierta o cerrada al cliente, detallando los términos y el precio de un bien o servicio.
Aunque se entiende como un documento parecido a la factura proforma, el presupuesto tiene un carácter más orientativo y puede variar en función a las condiciones del cliente o conforme avancen las negociaciones. En todo caso, un presupuesto tiene la intención de ser flexible y adaptarse a las necesidades de los clientes.
Entonces bien, la diferencia radica en la intención de cada herramienta financiera. El presupuesto orienta, mientras que la factura se entiende como un pacto entre el vendedor y el comprador, estableciendo las condiciones y precios.
De esta forma, ambas herramientas contables son parte de un proceso de compraventa de bienes o servicios. Este se puede resumir en: presupuesto, factura proforma, ejecución de la transacción, factura comercial.
Las facturas proformas tienen una estructura muy similar a las facturas comerciales, pero más simple. La información mínima que una factura proforma debe contemplar es:
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