Comenzamos respondiendo la pregunta clave de este artículo, ¿qué es el NIF?
Estas siglas definen al código con que se identifica a los ciudadanos españoles a efectos fiscales (Número de Identificación Fiscal).
Se trata de un código de carácter obligatorio que abarca tanto a personas físicas como jurídicas, respaldando cualquier acción de tipo tributaria.
Básicamente se trata de una forma de garantía en el momento de hacer negocios.
El NIF cuenta con el aval del Estado Español, está asociado a un domicilio social, permite validar su autenticidad y saber si la persona con la que vamos a negociar es de fiar o no.
Es posible que te preguntes, ¿cuáles son los tipos de NIF? Básicamente existen dos tipos principales:
NIF para personas físicas y NIF para personas jurídicas.
Conforme avances en este artículo irás conociendo las diferencias de cada uno.
Por lo pronto nos concentraremos en aclarar otra de las interrogantes más comunes en cuanto a este tema, ¿el DNI y el NIF son lo mismo?
Para esclarecer esta duda es propicio explicar qué es el DNI.
En concordancia con sus siglas, se trata del Documento Nacional de Identidad (DNI) que distingue a todas las personas físicas con nacionalidad española.
Se relaciona con el NIF puesto que comparten numeración y letra.
Vale destacar que en cuanto a los españoles con estatus de residentes, el NIF equivale al DNI, ya que ambos contienen una letra o código de control y ocho dígitos.
Por otro lado, es necesario aclarar que en algunos casos el NIF puede ser el código de identificación para personas jurídicas y también para aquellos extranjeros que no posean la nacionalidad española.
Cuando se refiere a extranjeros con residencia en España, el NIF viene a ser lo mismo que el NIE, es decir el Número de Identificación de Extranjero.
Dicho código está compuesto por los siguientes caracteres: una letra al inicio, siete números y un conjunto de letras que corresponden a un código de verificación.
Al comienzo develamos que para saber cuál es tu NIF basta con conocer tu DNI. Sin embargo, vale recordar que existen algunas singularidades que no aplican y que analizaremos a continuación.
Supongamos que no cuentas con DNI y desees obtener un NIF. Si tienes nacionalidad española, existen dos situaciones que pueden librarte de tener un Documento Nacional de Identidad.
En primer lugar encontramos a las personas residentes en el extranjero, cuyo NIF iniciará con la letra L.
En segundo lugar encontramos a los residentes en España cuyas edades oscilen entre los 14 años o menos.
A este grupo corresponde un NIF con la letra K como carácter inicial.
Eventualmente es posible que una persona no española realice una solicitud de NIF ante la administración tributaria. Generalmente en estos casos, la letra inicial del código corresponderá a las letras X, Y o Z.
Por otro lado, si el solicitante no tiene un NIE asignado, el código iniciará con la letra M.
Si te preguntas, ¿qué ocurre con el NIF de los autónomos?
Es bastante simple. Dado que los autónomos también son personas físicas, su NIF equivaldrá a su DNI.
A su vez, las personas que se den de alta con los modelos 036 o con el modelo 037, podrán emitir facturas utilizando su DNI.
Habría que mencionar que el DNI de las personas físicas corresponderá con el NIF de su empresa en condición de autónomo.
En cuanto al formato del NIF, para personas jurídicas, consiste en los siguientes caracteres: una letra (que va a depender de la naturaleza fiscal de la entidad), siete números (sin secuencia alguna) y un dígito de control.
Dicho dígito puede variar conforme a la naturaleza jurídica de la entidad, pudiendo ser un número y en ocasiones una letra.
A continuación te presentamos una lista con cada una de las letras asociadas con las distintas formas jurídicas:
A: sociedades anónimas
B: sociedades de responsabilidad limitada.
C: sociedades colectivas.
D: comunidades de bienes y herencias yacentes.
F: sociedades cooperativas.
G: asociaciones.
H: comunidad de propietarios (en régimen de propiedad horizontal).
J: sociedades civiles (con o sin personalidad jurídica).
N: entidades extranjeras.
P: corporaciones locales.
Q: Organismos Públicos.
S: Órganos de Administración del Estado y de las Comunidades Autónomas.
U: Uniones Temporales de Empresas.
V: tipos no definidos en el resto de claves.
W: establecimientos pendientes de entidades no residentes en España.
Los interesados en solicitar el NIF, para personas jurídicas, deben realizar la petición a la Agencia Tributaria, siempre que haya transcurrido un mes de la fecha en la que se constituyó la persona jurídica. Este trámite puede realizarse tanto de manera presencial como por vía telemática.
Para realizar la solicitud de manera presencial, es necesario pedir una cita, mientras que por vía telemática hay que cumplir con cualquiera de los siguientes requisitos.
En primer lugar se debe disponer de una certificación electrónica o también estar dado de alta en el sistema denominado "Cl@ve PIN".
Por lo que se refiere al procedimiento oficial, para realizar la solicitud, se debe seguir el modelo 036, que abarca tres pasos que resumimos de la siguiente manera:
1.- Primera página: Colocar el nombre completo de la persona jurídica y seguidamente marcar la casilla asignada con la numeración 110. Se marcará la casilla 120 únicamente en caso de que se cuente con un NIF provisional y se quiera solicitar el código definitivo.
Es de suma importancia (y de carácter obligatorio) firmar al pie de la primera página y colocar la fecha y el lugar.
2.- Pagina 2B: Una vez terminado el primer paso, es necesario rellenar las casillas que corresponden a la identificación de la entidad. Vale recordar que no se puede dejar en blanco ningún renglón.
3.- Página 3: Este apartado debe completarse con los datos que identifican a los representantes legales.
Para finalizar con el proceso se debe adjuntar una serie de documentos básicos:
• Fotocopia del NIF o DNI (del representante de la persona jurídica).
• Modelo de representación, sólo en caso de quien realice la solicitud no sea el representante legal.
• Documento original y una fotocopia de la escritura de Constitución de la Sociedad.
• Original y fotocopia del certificado de Inscripción en el Registro Mercantil.
Ciertamente el objetivo del NIF es identificar a una persona jurídica en el momento de efectuar algún trámite de carácter tributario.
Es de suma relevancia que tanto profesionales como empresarios lo hagan constar en las facturas y documentos que correspondan a su año fiscal.
Por otro lado, existen otras aplicaciones en los que se requiere el uso del NIF, entre las que destacan las siguientes:
• Documentos relacionados con la constitución, traspaso o conclusión de derechos de carácter real sobre bienes inmuebles.
• Cualquier operación con entidades de crédito que se efectúen en alguno de los establecimientos de dichas entidades, siempre que tengan un domicilio fiscal español.
• Diversas operaciones de seguros o de tipo financiero relacionadas con entidades de seguro.
• Contribuciones a planes de pensiones (también incluye percepciones asociadas a esos planes).
Existen algunos casos en los que la Agencia Tributaria puede anular el código NIF de personas jurídicas. A continuación lo ampliamos:
1.- Cuando se comunican de forma oficial actividades económicas inexistentes ante la Administración.
2.- En el caso de que una sociedad no haya puesto en marcha su actividad después de tres meses de haber pedido la solicitud del NIF. También aplica si no se realiza la acreditación o alguna justificación para dicha falta de actividad.
3.-Si se trata de una pluralidad de sociedades cuya constitución se haya dado a partir de un capital único.
4.- Si se notifica el ejercicio de actividades económicas en un domicilio aparente o inexistente. Lo mismo ocurre cuando se trata de una gestión administrativa o una dirección de negocios.
En definitiva, estos casos corresponden con situaciones que pueden evitarse siempre que se actué de manera lícita y respetando las normativas. Después de todo, esta es la mejor forma de actuar para que tu negocio vaya adelante.
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